Coronavirus? Affrontalo con lo smart working

Come lavorare da casa per non interrompere i flussi di lavoro: 1 ora di consulenza GRATIS.

È un periodo strano, surreale forse. Ma non possiamo ne dobbiamo abbatterci.
In questo articolo parleremo dello smart working, e non solo come adeguamento all’emergenza sanitaria da Coronavirus, ma anche come risorsa per le aziende da sfruttare a proprio vantaggio per migliorare il proprio business anche dopo la crisi. Lo smart working insegna a digitalizzare i processi lavorativi interni, rendendoli più fluidi, con meno dispersione e più redditività. Dietro ogni crisi c’è sempre la grande opportunità di progredire e migliorarsi, di evolvere. Facciamolo!

Tempo di lettura: 5 minuti.

Lavorare da casa si può! Esistono molte risorse free messe a disposizione dal web per svolgere il proprio lavoro senza doversi per forza recare in ufficio. Vediamole insieme.

Se non puoi cambiare le cose, cambia il punto di vista

Forse il Coronavirus ci ha preso un po’ alla sprovvista, dall’oggi al domani, per questioni sanitarie e di pubblica sicurezza, gli uffici sono chiusi, gli incontri rimandati, gli eventi sospesi… E ora?
Le aziende si trovano ad affrontare una situazione nuova e urgente: come non andare in stallo? come non interrompere il flusso lavorativo? come sbloccarsi? Come? Trasformando i gap in opportunità!
Se guardiamo le cose da un’altro punto di vista, ci accorgiamo che se è vero che non possiamo vederci di persona, stringerci la mano e passarci i documenti da una scrivania all’altra, è vero anche che possiamo fare le medesime cose senza alzarci dal divano. Risparmiando il tempo del viaggio e lo sforzo fisico di spostarci nel traffico per andare da una parte a all’altra. Di necessità virtù.

Di cosa c’è bisogno per lavorare a distanza

Per farlo hai bisogno di due sole cose: un device e una connessione internet. Tutto il resto è già lì, e per lo più si tratta di risorse gratuite che forse fino a ora hai ignorato o che non hai mai pensato potessero essere così utili e tanto necessarie. Bene, è giunto il momento di togliere da loro quel velo di indifferenza e prestare la giusta attenzione a queste risorse. Ma andiamo per ordine.

Come fare una riunione a distanza

Per parlare a distanza uno a uno esistono molti software e App di messaggistica istantanea come: whatsApp, Messenger, ecc.
Ma per parlare molti a molti? Insomma per fare una riunione?
È possibile collegarsi in video chat nello stesso momento da diversi device (pc, mobile, tablet, ecc) sia con Skype sia con Google Hangouts.

Ognuno da casa propria può collegarsi, entrare nella conversazione, ascoltare e parlare, condividere documenti e schermo.

Come condividere i documenti con il team a distanza

In Google Drive puoi salvare ogni tipo di file: immagini, documenti testuali, fogli di lavoro, e condividerli con gli altri. Puoi separarli in cartelle a seconda del cliente o il team di lavoro.
Ciò significa che tutti possono usufruire di quel documento, modificarlo in tempo reale e condividerlo.

Come coordinarsi con i membri del team a distanza

Per lavorare bene, ogni componente del team deve sapere cosa fa l’altro. Come faccio a sapere chi ha fatto cosa e soprattutto se lo ha fatto? Esistono software e plugin gratuiti per registrare le attività.

Google Calendar: qui puoi segnare i tuoi appuntamenti e promemoria. Puoi condividerli con il resto del Team e puoi visualizzare quelli condivisi dal resto del Team. Tutti sanno tutto.

CRM – HubSpot versione free
Grazie a software gestionali, il team marketing può condividere con tutti i componenti del team le informazioni sui clienti e lead, tracciare i loro mutamenti e progressi nella relazione con l’azienda (se ha scaricato l’e-book, se ha registrato la mail, ecc.); può condividere i progetti e le singole attività. Può inoltre “dialogare” con il Team Vendite e tener traccia dei loro rapporti con i lead e i clienti.

Come incontrare clienti e prospect a distanza

Come “ovviare” ai mancati eventi?
È vero che non si possono organizzare eventi, fiere, lezioni, ecc… perché la situazione sanitaria ci impone di non “ammassarci” tutti nello stesso luogo. Ma le persone non sono sparite, sono “solo” rimaste a casa. Ed è lì, a casa loro, che le incontreremo grazie a dirette via streaming, per esempio in Facebook o Instagram, dove gli utenti possono anche interagire con commenti, like e reazioni, in tempo reale o anche in differita quando gli è più comodo. Già, quando gli è più comodo! Dettaglio non trascurabile, visto che diamo loro l’opportunità di vederci e interagire con noi quando preferiscono e la loro attenzione è quindi più alta. È possibile anche organizzare webinar e video da condividere su YouTube.

Anche questi eventi hanno un loro iter promozionale, costituito da: articoli su blog, condivisioni sui social, invio di newsletter, campagne ADS, raccolta lead con landing page. Tutte attività che possono essere svolte da un Team che lavora a distanza e ha a propria disposizione tutti le risorse necessarie per tracciare e condividere il proprio lavoro.

La vita va avanti

Insomma, la vita va avanti. E se dobbiamo per un po’ viverla dal divano o la scrivania di casa, lo faremo da connessi e felici.

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Strumenti e App per il lavoro a distanza

G Suite di Google

La suite di google comprende una serie di applicazioni che aiutano a gestire il proprio lavoro, anche a distanza, e condividere progetti e attività con il resto del team. Di seguito le App più comuni.

App per comunicare
. Gmail: indirizzi mail aziendali e personalizzati.

. Calendar: per segnare appuntamenti e promemoria, e condividerli con il team di lavoro.

. Hangouts Chat: per scambiarsi messaggi.

. Hangouts Meet: per avviare e partecipare a videoconferenze.
Grazie alle video-chiamate, puoi incontrare il tuo team, nonché i tuoi clienti ovunque ti trovi e in qualsiasi momento.

App per progettare, lavorare e condividere
Tutto ciò che ti serve per realizzare i tuoi progetti e condividerli in tempo reale con il team.
. Documenti: fogli di testo tipo file .doc.

. Fogli di lavoro tipo .exel.

. Moduli: per creare sondaggi e moduli.

. Presentazioni: per creare presentazioni anche a partire da modelli grafici già impostati e suggeriti.

. Siti: per creare siti web

App per archiviare
Archivia file e trova immediatamente ciò che cerchi.
. Drive: archivia in cloud; ogni file resta disponibile a tutto il team. I file possono essere raccolti in cartelle, condivisi in team i micro-team, e modificati.

G-Suite Basic ha un costo mensile di 4.68 € per utente.

Risorse gratuite

Andiamo ora a scandagliare risorse gratuite altrettanto utili ed efficienti per il lavoro a distanza o smart working.

Trello
Trello è un software per gestire flussi di lavoro a catena di montaggio.
È un tool che funziona come una lavagna virtuale dove attaccare e spostare post-it.
È infatti possibile impostare un progetto, assegnare task e tener traccia del loro svolgimento seguendo una check list precisa e condivisa con il Team.

Slack
Vi siete mai persi tra email o messaggi whatsApp? Quanto tempo spendete in media per ritrovare la mail del collega relativa a quel progetto piuttosto che a un altro? Slack vi evita tutto questo!

Slack è un software gratuito per la comunicazione in tempo reale, utilissimo soprattutto per connettere il team in tempi di smart working.

Tutti i componenti dell’agenzia o del gruppo di lavoro hanno accesso alla piattaforma. Al suo interno vengono aperti diversi channel, canali dedicati a singoli argomenti (sito web di tal cliente, landing page di tal cliente, ecc.) o unità lavorative o aree di lavoro (team vendite, team marketing, team creativo, ecc.).
I componenti del team interagiscono fra di loro all’interno del channel, anche con messaggistica di privata.

Il vantaggio di slack è avere a disposizione (anche da smartphone) una dashboard dove tutte le comunicazioni sono già settate e organizzate.

Asana
Task e team in un’unica dashboard.
Asana ha una dashboard centrale dove organizzare team e loro attività.
Con Asana è possibile gestire progetti, assegnare task (ovvero compiti) ai diversi componenti del team, e visualizzarli all’interno di un calendario.
È una risorsa free fino all’inserimento di 15 membri del team, poi è necessario effettuare l’upgrade.

Ancora dubbi?

Parliamone! Non permettere alla paura o all’incertezza di bloccare la tua azienda o il tuo businees. Facciamo una chiacchierata per capire le risorse più adatte alle tue esigenze. Cerca nel nostro calendario uno spazio libero per noi.

 

 

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