Settembre: è tempo di riorganizzarsi!

Con l’articolo di oggi, il primo dopo le ferie, vi proponiamo una serie di buone pratiche per organizzare tempestivamente il lavoro.

Pianificare

Perché non “andare a braccio”

Uno degli errori più comuni è “andare a braccio”. Si arriva la mattina in ufficio e si comincia da qualche parte, il resto verrà da sé. Ma non è il consiglio che ci sentiamo di darvi.
Andare a braccio significa lavorare senza la cognizione del tempo e il tempo è denaro: quante ore sto dedicando, per esempio, all’attività social? quante al caricamento dei prodotti sull’e-shop? quante alla cura del cliente? ne vale la pena? sto trascurando qualcosa?
Bisogna prima di tutto fare un elenco di attività necessarie al proprio business, distribuirle su una scala di priorità e, quindi, decidere le risorse da impegnare. Dovete capire cosa è importante per voi e quante ore potete spendere. Questo vi aiuterà a contenere brutte sorprese (es. investimenti sbagliati) e ad avere più cognizione di causa. Il mese successivo potreste decidere di ripensare la vostra scala di priorità e ridistribuire gli investimenti.

Calendarizzare le attività

Prendete in mano un calendario e decidete fin da ora come distribuire il lavoro nell’arco di un tempo che va da qui (settembre) a Natale (dicembre-gennaio). È vero, non avete la palla di vetro e se non potete sapere quello che accadrà domani figuriamoci fra un mese o due. Ma proprio per questo è bene cercare di organizzare l’organizzabile. Ecco una serie di attività che potete calendarizzare fin da ora.

Promozioni estive? Ripristino “modalità standard”

Prima di iniziare a calendarizzare torniamo al blocco di partenza. Probabilmente durante l’estate avete attivato una serie di promozioni legate ai saldi. Bene, è tempo di “ripulire il tutto”.
Accertatevi che tutte le promozioni estive siano state disattivate (banale ma importante!): coupon, codici sconto, ecc. Togliete dal sito e dai social la veste grafica legata all’estate e ripristinate il visual di sempre: “modalità standard”. Oppure, se ne avete necessità, ma questo dipende dal vostro business, pensate ad una grafica nuova, autunnale o legata comunque al momento.

Comunicazione social

Realizzate un piano redazionale e un calendario di contenuti che indicativamente vi guiderà da qui a Natale.
Per tenere sotto controllo gli investimenti calcolate un monte di ore da dedicare ai social, sempre tenendo presente le priorità del vostro business. Per esempio, per qualche Azienda comunicare con gli utenti su FB è molto importante, per altre invece sarà più proficuo farlo su LinkedIn.
Segnate sul calendario almeno un giorno al mese per fare il punto della situazione e leggere le statistiche.
Segnate sul calendario le festività che potete sfruttare per ottenere più visibilità. Potreste fin da ora programmare dei lanci speciali o cavalcare qualche hashtag. Online si trovano molti calendari che indicano anche le ricorrenze minori, per esempio il 25 settembre è la giornata mondiale dei sogni #worlddreamday, il 2 ottobre è la festa dei nonni, ecc. Tutto dipende dal vostro business e da un’idea creativa che riesca a creare un collegamento tra la ricorrenza e il prodotto o brand che vorrete veicolare.

Email marketing

Pianificate l’invio di newsletter per mantenere il legame con il cliente: settimanale o mensile? Programmate sul calendario un giorno dedicato per lavorarci, per esempio: n° ore ogni primo martedì del mese, nel caso di newsletter mensile; n° ore ogni martedì in caso di newsletter settimanale.
Programmate fin da ora ricorrenze o promozioni speciali e prevedete un tot di ore aggiuntive per il lavoro extra: per esempio a Natale potreste decidere di aumentare la frequenza di invio o di aver bisogno di brief creativi per idee più coinvolgenti.
Preventivate sempre un tempo da dedicare alla lettura delle statistiche: es. n° ore l’ultimo giovedì del mese.

Promozioni natalizie

Già sapete che a Natale ci sarà del lavoro extra. Un consiglio? Non iniziate a pensarci l’8 dicembre, per quella data tutto dovrà essere già pronto.
Pensate a tutto quello che c’è da fare, fate una lista delle attività: caricamento nuovi prodotti, brief creativo per promozioni natalizie, realizzazioni banner a tema, ecc. Fate una stima, anche sulla base di esperienze passate, del tempo che ogni attività può richiedere e segnate sul calendario la data di inizio dei lavori, nonché le time-line intermedie. Mettete in conto una serie di ore da dedicare agli imprevisti. Se gli imprevisti non ci saranno (impossibile!) avrete più tempo per scrivere la letterina per Babbo Natale.

Promozioni speciali

Non esiste solo Natale, potete sfruttare altre ricorrenze, per esempio: Halloween il 31 ottobre, Black Friday il 24 novembre, Cyber Monday il 27 novembre, ecc.
Non dovete necessariamente cavalcarle, ma se decidete di farlo il consiglio è sempre lo stesso: fate una lista delle attività da fare, calcolate una serie di ore da dedicargli e segnate tutto sul calendario. Attenzione a non accavallare le ore con quelle di altre attività.
Lo stesso vale per attività promozionali speciali dedicate magari ad una novità o un lancio di prodotto. Anche in questo caso il consiglio è lo stesso: calendarizzare.
Avere degli “appuntamenti fissi” aiuta a scandire il lavoro e a diminuire gli imprevisti.

Google Calendar

Quando parliamo di calendario non ci riferiamo ad un semplice calendario cartaceo ma ad un calendario digitale che permetta di segnare le attività (brief, monte ore, ricorrenze, ecc.), inserire alert e promemoria, condividere gli appuntamenti con i colleghi. Potete usare il plugin che preferite, noi usiamo Google Calendar.

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